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展览招展进度管理的四种监控方法
更新时间:2017-04-17 13:43  作者:  点击次数:624

招展工作开始后,招展进度计划是评估招展工作的重要工具,由于市场情况瞬息万变,目标客户的信息也动态发生更新,招展工作也会出现各种各样的变数。因此,就非常有必要对招展进度进行有效的监控和及时的调。对招展进度进行有效监控的方法很多,在实际操作中,有三种最为昔及的监控方法:一是监控目标参展商招展效果,二是监控展位分配数量,三是将上述两者结合起来进行监控。

1.监控目标参展商招展效果

以目标参展商是否已经参展为主要目标设置监控,招展人员将目标参展商名单列表,参考每次与各目标参展商的联系及对方的信息反馈的情况记录,再结合展览展示的宣传推广等营销活动,定期或不定期±也将招展效果与招展进度计划进行对比,分析招展任务的完成情况。对暂时还没有参展的客户进行原因分析,采取进一步的招展措施吸引其参展。这种监控的不足之处难以确切把巴握展馆展位的分配情况,不利于后续招展的展位分配。

2.监控展位分配数量

以展馆展位是否分配为主要监控内容,招展人员根据展馆“展位分布平面图”,用不同的颜色标出已被参展商租用的展位,并注明租用该展位参展商的名称。随着招展工作进展,招展人员能清楚了解招展任务完成的体情况。这种监控办法的缺点是难以直接掌握具体目标参展商对展览展示反馈的意见,无法确切±也掌握目标参展商是否参展的信息,不利于针对不同目标参展商采取进一步招展措施。

3.同时监控参展商招展效果与展位分配数量

将上述两种监控办法结合起来对展览招展进度进行监控,既监控目标参展商名单列表,也监控“展位分布平面图”对展位分配的情况,根据掌握目标参展商是否参展和展位是否分配的情况,制定进一步的招展策略,获得更好的招展效果。第三种方法监控的效果最好,也更为实用,十分有利于招展进度的调控。

4.协助参展商安排参展时间

在监控招展进度计划的同时,应协助对已报名参展的参展商进行参展时间安排,帮助他们进行参展时间管理。从参展商报名参展开始,看来充足的参展筹备时间,实际是十分紧张的。参展商参展,要设计展位搭装、选择参展展品、挑选展台人员、安排展品运输,所有这些参展筹备工作的拖延,都会导致工作的被动。不少展览,都能听到参展商抱怨展览组织机构为参展商预留的时间不够用,其实,70%以上的原因是由参展商自身造成的。因此,为展览开展顺利,展览展示组织机构还要协助有需要的参展商进行参展时间管理。


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