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“会议+展览”的融合才会产生世界级的优质会展项目?
更新时间:2018-05-14 14:24  作者:道同共创(北京)科技有限公司创始人兼CEO 周景龙  点击次数:299

近年来,无论是展览的主办方还是会议的主办方,都非常重视“会”和“展”的融合。也因此,“会”和“展”的融合发展,是一个被关注的热点话题。此次,笔者以自身从传统展览主办机构,转身到市场化运营国际大型会议公司的切身经历,说说“会”和“展”的融合与发展。

先简述一下,笔者曾在北京市贸促会北京国际展览中心工作20多年,从事的主要工作是运营国际制冷、空调、供暖、通风及食品冷冻加工展览会(简称制冷展,今年已举办第二十九届)项目。由于展览期间,为满足与会客商的不同需求,主办方需要策划不同类型的研讨会、技术交流会以及论坛等。但为展览配套的研讨会、技术交流会、论坛等都是围绕该行业内的,相对难度不大。这也导致笔者误以为,会议和展览的运营都是一样的,没有太大的区别和差异。

然而,自加入长城会合伙人之后,在世界不同城市举办以会议为主的大型活动时才发现,会议和展览在组织和运营上存在着很大的差异和不同。

首先,会议侧重更多的是内容部分:围绕会议主题、演讲题目,以及演讲嘉宾的权威性等,投入在内容上的精力更多。而展览更看重的则是展览面积、参展企业、观众数量等,同比是否又出现增长,以及增长的数字是多少?

其次,高端会议、论坛项目,探讨产业的战略方向或技术发展,与与会者企业的战略定位及长期发展息息相关,而展览解决的往往是本年度的销售业绩和产品合作的问题。因此,会议吸引的是企业高层决策者,而展览吸引的是中层管理者以下的企业人员。

最后,展览的筹备期相对比较长,会议的筹备相比起来则要短一些,但会议运营中对于细节把控的要求要比展览高出不少,展览一旦开幕,运营工作就轻松了很多,主角为观众和展商之间的交流,而会议开幕后则有很多细节需跟进:如与会嘉宾的服务引导、设备管理、流程把控等,一直到会议结束,会议运营人员才可以完全轻松下来。

还以制冷展为例,该展会在前十几届时都是以展览为主,期间只有少数的技术交流会。当观众的质量和数量遇到瓶颈时,制冷展组委会又策划了中国制冷空调发展论坛与展览同期举办,收到了良好的效果。每年吸引了世界各地的权威人士,买家团体的数量大幅提升。

长城会每年举办的全球移动互联网大会,在2015年也确立了“大展宏图”的发展方向,从会议项目仅仅使用国家会议中心的会议区,拓展了两万多平方米的展览区,极大地增强了大会的行业影响力及传播效果,同时也大幅提升了展览和会议的收入。

如何更好地做到会议和展览的融合发展?笔者建议,以展览为主的项目主办方,要重视展览期间会议论坛的举办。策划与展览内容相一致的行业会议或论坛,并尽早地确定主题和日程,邀请重量级的演讲嘉宾,越早对外宣传对于带动展览招商越会起到促进作用。策划高端的论坛,对于吸引全球各企业的管理层来参观展览会,参加论坛也是非常有效的。

而对于重视会议的展览项目,往往研讨会、技术交流会以及高端的行业发展论坛会有大大小小几十场的会议活动,因此做到会议信息的传播是非常重要的。除了在展览现场的会议日程信息板以及印刷的参会指南这样的常规方式,制作会展活动的微信公众号、小程序和官方App等这些基于智能手机移动互联网的宣传方式越来越重要,会议的详细日程传播给与会观众,提示他们出席适合的会议,指引导航到会议室的位置,这些都会给与会者带来智慧化的参会体验。

当前,越来越多的主办方相信“会议+展览”的融合模式才会产生世界级的优质会展项目。笔者提醒,无论是会议还是展览,都要重视在智慧化服务上的投入。如此,才能做到与时俱进。


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