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主场外交活动再现“中国会展服务”!
更新时间:2018-06-19 09:46  作者:  点击次数:221

刚刚落下帷幕的上合青岛峰会,将全世界的目光聚集到中国、聚焦到青岛。今年再次“客场作战”的北辰会展团队,没有辜负各级政府和领导的重托,以“严之又严、细之又细、实之又实”的工作作风,圆满完成了上合峰会的服务保障任务,实现了“安全运行万无一失,接待服务滴水不漏,力争增光添彩”的工作目标,再次向全世界展示了“北京服务”和“中国风采”,彰显了北京国企形象和中国大国风范。

“北京服务 礼遇上合”媒体沟通活动今天在青岛国际会展中心举办,北京市国资委副巡视员荀永利和北京市建筑研究设计院的相关领导出席本次采访活动。北辰会展集团董事长孙东樊出席并致辞。国家会议中心党委书记、总经理魏明乾向媒体介绍了北辰会展对本次峰会以及对近年来对多场国家主场外交活动的服务情况。

“会展业是现代服务业的重要组成部分,是连接经济与文化的桥梁和纽带。会展业也是北辰集团的主业之一。”孙东樊表示,北辰会展作为“北京服务”的金字品牌,是北辰集团最具行业竞争力和全国影响力的优势业务。在近年来我国召开的一系列高端国务政务活动中,北辰会展屡膺重任,作为“中国服务”和“北京服务”的代表为峰会提供服务保障。

此次上合峰会,不仅是上海合作组织从六个成员国扩展到八个成员国之后第一次召开会议,也是党的十九大以后,我国今年重要的主场外交活动之一,意义重大。能继2014APEC领导人会议周、2015年杭州G20峰会、2017年“一带一路”高峰论坛和厦门金砖会晤之后,再次承担上合峰会的服务保障重任,我们深感责任重大,使命光荣。能以“首善标准”,发挥“最快速度、最高标准、最硬作风、最佳效果”,圆满完成峰会的接待任务,我们也倍感自豪。

“今天,在北京市国资委的大力支持下,我们与北京建院携手举办‘北京服务 礼遇上合’媒体沟通活动,既是向朋友们全面展现我们北京国企的风采,介绍一些服务背后的故事;也希望你们妙笔生花,将我们所坚持的首善标准广为传播,让我们为擦亮‘北京服务’品牌尽一份薄力。”孙东樊表示。

时间紧,任务重

如何继续发挥“首善标准”,做好“中国服务”?

2017年1029日,北辰会展集团与青岛旅游集团签订了委托服务协议,就青岛会议中心的受托管理和接待服务国家重要外事活动展开全面合作。这对北辰会展来说是荣耀,是责任,也是机遇。

2017年116日,北辰会展首批人员抵达青岛。此时距离峰会召开只有半年时间。

在青岛旅游集团的统领下,北辰团队承担了场地功能规划、服务流线规划、建设改造顾问指导、工程系统咨询、现场执行管理、会务信息协调、服务英语培训、服务礼仪培训、会议宴会培训、服务演练组织、茶歇设计制作、菜品出品指导、工程保障指导、新场馆组建与运营筹备等任务。

“今年我们的任务最全。”北辰会展青岛项目执行总指挥伊蕾说,跟以往接待的峰会任务相比,今年的任务更多,为期2天的上合峰会中,根据不同会议场景,将有4处场馆参与接待。北辰会展承担的峰会服务保障任务涉及到会议和餐饮各个方面,包括:会时全过程茶歇、迎宾合影、欢迎晚宴、大小范围会议、双边及三边会议(会见)、签字仪式及共见记者会、双边宴会以及灯光焰火艺术表演服务等,届时将为领导人、元首及国际组织负责人、陪同人员及近随、会议代表等累计逾万人次提供国宾服务保障。

跟以往接待的G20和厦门会晤等峰会相比,此次峰会的场馆改造涉及范围较广,筹备时间较短,只有5个月时间。时间紧,任务重。如何继续发挥“首善标准”,做好“中国服务”?

全过程参与 全专业指导

同时“遥控”4座场馆

接待任务增加后,北辰团队要同时“遥控”青岛国际会议中心、宴会厅、燕岛以及小青岛4处场馆,参与的流程也更多了。伊蕾形象地用“五全”,即全过程参与,全专业指导、全角度培训、全岗位保障、全空间运营和“七最”,即场馆改造时间最短、服务准备时间最短、演练场景最复杂,联合保障单位最多、保障任务最密集、服务转场难度最大、外部对接单位和人员最多来概括。

凡事预则立,不预则废。梳理清楚工作任务和流程后,北辰会展迅速建章立制、招兵买马。定下了“峰会为重,物资收货、运营保障、茶歇准备;安全为伴,预防为主、安全防控;制度为先,建立制度汇编、优化管理流程;保障为基,宿舍租赁、装修;解决员工三餐;文化为魂,建立企业文化、增强企业向心力”的思路。一切有条不紊地紧张开展。

万事开头难。在筹备初期,北辰团队面临的条件较为艰苦,场地和设备都还未完善,人员也未到岗。北辰团队克服重重困难,制定完善各类方案,短短几个月时间内,北辰团队完成了40万字的峰会接待服务和联合运行保障方案以及70余万字的场馆运营制度汇编。  

峰会期间,青岛国际会议中心恢弘大气的内部环境让人印象深刻。然而,半年前当北辰团队第一天抵达的时候,出现在眼前的还是一个大工地,工地里只有几根结构柱。北辰会展青岛项目工程总指挥张晓光说,北辰团队是场馆改造的工程顾问,此次工程顾问团队同样是经验丰富的“老将”,涉及水、电、音视频等专业,大部分都经过G20峰会和厦门会晤的洗礼。接到任务后,北辰团队在没有图纸的情况下,凭借丰富的场馆运营和管理经验,帮助场馆完成了各功能间的规划定位。

专业是最好的说服力。在场馆改造过程中,业主方和青岛市政府领导非常认同北辰团队的专业性,第一时间落实了各项建议,当地建委还聘任北辰团队为咨询团。

兵马未动,粮草先行。在指导场馆改造的同时,北辰团队还要“白手起家”,“一家一当”采购物资。“场馆里的各种物品,从桌椅到餐巾纸,都要列出采购计划,还有招标比价等大量繁杂工作。”物资采购负责人胡道玉说,物资采购方面,在不确定具体接待任务时,团队根据经验启动了第一轮采购。确定任务后,又启动了第二轮补充采购。等到峰会召开前,从欢迎晚宴的主桌物资,到服务运营物资清单,再到安防、消防物资等都已提前到位,累计筹备2000多种,上百万件物资。

除了让人惊叹的“北辰速度”,“北辰标准”也在各个场馆上演,4月28日,主会场顺利完成验收。工程各系统及重点设备进入了调试、运行、排查、销项整改和专项演练阶段。北辰工程顾问团队又通过每日巡检查找问题,并对重要设备定岗定人,保障了会议期间各项设备平稳运行。

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