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打铁还需自身硬——专访重庆悦来国际会议中心总经理杨薇
更新时间:2018-11-12 09:44  作者:  点击次数:264

825日,首届中国国际智能产业博览会(以下简称:智博会)在重庆悦来国际会议中心落下帷幕。中共中央政治局常委、国务院副总理韩正出席开幕式,业界大咖人物马云、马化腾、李彦宏等均受邀出席。大会规格之高可见一斑。大会共举办了开(闭)幕式、2场主题会议、9场高端论坛、7场专业峰会、5大赛事活动,以及近100场系列发布、项目洽谈签约等重大活动,参展企业537家,总观展人数超过50万人次,境内外1000余名新闻工作者参与报道。

作为场馆方,重庆悦来国际会议中心承受住了巨大压力,通过前期的充分准备,最终顺利完成承接任务。本期杂志记者有幸采访到了重庆悦来国际会议中心总经理杨薇,让她来为我们揭秘智博会幕后的故事,以及未来的重庆悦来国际会议中心将如何利用本次展会品牌效应进一步提升业务。

《旅游会展》:首届智博会可谓迄今为止,重庆举办的规模最大、规格最高、内容最丰富的专业盛会,作为场地的承接方,重庆悦来国际会议中心如何体现自身的专业性?

杨薇:作为智博会的开、闭幕式,主旨演讲,30余场论坛活动的主要场馆,我们是高度重视,同时高度紧张。面对重庆市委、市政府的高标准和严要求,我们把专业和服务再次提升和完善,全力以赴的做到精益求精,做到尽善尽美。

专业就是标准的运用,为了服务好智博会,我们对所有运作部门进行了标准化检查,从礼仪礼节、餐饮出品、工程维保、保安保洁、客房服务等全方面进行多次培训和提升。每日开展食品自查自纠,配合食药监部门监督检查10余次,完成共计12个品种、4个大类的食品抽样。摆台演练、服务演练成为每日必修课,整个会议期间,累计完成30000人次用餐。

为确保会议期间各类嘉宾流线秩序井然,筹备期间,会议中心与市消防总队、悦来消防支队完成两次消防联合演练,进行全覆盖安全大检查4次,发现安全隐患立即整改。更换全域1080瓶干粉灭火器,完成负二楼消防系统报警设备更换,确保会议期间无误报警情况。

此外,完成8大专业,230余项设施设备检查,3分钟标准电梯救人演练,0秒无缝切换网络应急演练,3分钟发电应急演练,4200余人扶梯满载演练,520个点位的空调末端设备逐一排查等各项保障工作,完成外围绿植布置、外墙整体清洗、高空灯具清洗、四害专项消杀,氛围营造提档升级等等……工作需要一项一项的做,我们的原则是全力以赴,做好每一件事,坚守自己的岗位,把自己变成自己岗位上的专家。

《旅游会展》:本次大会对会议中心提出了哪些新的要求?我们又是如何完成的?

杨薇:面对如此高级别、高规格的嘉宾,可以说,组委会对我们提出了近乎苛刻的要求,为了保证大会的顺利举办,我们坚持以“日常和非常规”培训相结合,从一张台卡到整体摆台,都是精细化运作。新组建的国标服务小组也在本次大会上正式亮相,一个微笑、一次引领、一个转身,都是经过“千锤百炼”后铸就而成的。

“全员皆兵”是我们的另一创新之处,通过日常工作时间之外的培训、演练,我们的行政、财务、销售、人力等部门员工,时刻放下白领身段,穿上旗袍、戴上口罩,用标准的行为规范为嘉宾提供优质的现场服务;厨师团队也每年定期外出考察学习,形成菜单及摆台初步构想,预见性的开始采购各项餐具及装饰,菜品兼顾中方、外方、地域、年龄、宗教等饮食习惯,同时突出重庆特色,展现本土文化。

当然,会场的安排才是智博会的重中之重。会前,我们与组委会反复确认场地,台型要求等诸多细节,并逐一实施,反复演练台型及服务流程。会议期间共累计完成30000人次用餐,完成50次翻台,急翻台10次。连续2天通宵完成1500人会场摆台,3分钟之内完成开幕式中场翻台,共计输送5000把会议椅。专项演练4小时,超标准完成VVIP嘉宾引领。

824日两江厅论坛一度达到3000人,我们在10分钟内紧急增加了500把椅子,保障嘉宾正常参会。商务中心也同时启动了4台打印机,配合承委办打印台卡及资料3000份,我们的工作人员一直守在现场至凌晨两点。

此外,我们在每个论坛都设立了专门“厅长”一名,协助主委会协调安排现场各种事宜,值班经理、巡查人员随时增援补位,每个论坛均布置有工程、保洁等全方位服务人员,扎实的做好每一个细节工作。

《旅游会展》:面对如此庞大繁琐的会务工作,您们是如何和大会组委会进行沟通并确保各环节顺利进行的?

杨薇:作为重庆市近年来最具国际化的大型展会,重庆市委、市政府及各级市级部门高度重视,我们当然要力争做好每一个环节。

我认为在与组委会沟通中,最重要的就是最后的确认环节。因为,牵一发而动全身,各工作组都有系统的明确分工,也会有交叉重叠,但只要分清职责,落实具体执行细节,确认到位,将会避免一些不必要的重复工作。

术业有专攻,对此我们在对接初期,就安排不同工作小组,分别对接各个工作组,和对方逐一确认每个环节的具体执行计划和工作,一项项地确认落实,并结合实际情况,提出合理的建议和意见。

大型活动的现场服务保障离不开前期的谋划和充分的准备,事无巨细,定人定岗,重庆悦来国际会议中心通过开业五年来的不断磨砺和积累,可以说“悦来服务”已初见成效。

《旅游会展》:智博会的成功举办无疑将大大提升重庆悦来国际会议中心的品牌形象,您认为今后场馆提升的方向在哪?如何进一步打造品牌效应?

杨薇:通过智博会高标准、严要求的大考验,我们结合了会议中心现时的发展规划,从会前、会中、会后三个方面不断总结提升,从细节精细化、标准化、专业化方面重点打造团队,为主办单位提供快捷、舒适、满意的一站式服务,下一步,我们将借助智博会平台,在市会展办的领导下,全面提升服务质量和标准,积极引进或创办一系列高端国际会议;同时积极申办一批人文社科、自然科学等领域的重要国际会议,全面提升重庆举办高端国际会议的能力和水平。

打铁还需自身硬,不管承接何等规格、规模的会议活动,精细化、个性化服务都是最为基础的条件。目前国内很多地方都在研究和打造国际会展聚集区,但我认为我们应该先研究主办方和参会代表的目的,研究地方政府招会引展的目的,当诸多的知名会议纷纷落户甚至永久落户的时候,品牌效应、品牌影响力一定会不请自来。

因此,我们在锻炼自身的同时,还要关注区域经济动态和行业动态,真正的搭建起政府、学者、行业、学会(协会)、企业的沟通对话平台,将有效资源整合,想主办所想,急主办所急,成就一个会议,成就一个企业,才能成就重庆悦来国际会议中心长久的品牌。

简介

重庆悦来国际会议中心坐落于悦来会展城中心位置,依山而建,临江而视,拥有得天独厚的自然风光。交通便利,四通八达,距江北国际机场15公里(T3)、重庆北站18公里、解放碑26公里,成为重庆市重要的城市新地标。

    重庆悦来国际会议中心为国际大会及会议协会(ICCA)会员。功能齐全、设施完善,拥有5200平米超大无柱两江厅及大小会议室48个,能同时容纳20000人参会,内设高速宽带、WIFI全面覆盖,60平米高清LED屏、国际顶级的会议音视频系统、同声传译设备,能满足各类会议需求。

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