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面对我国会议经济兴起的一些思考
更新时间:2009-07-03 15:48  作者:陈泽炎  点击次数:1174

【内容摘要】

当前,继“展览经济热潮”之后,“会议经济热潮”又在全国兴起。面对这种热潮,引发一些思考。本文研究了当前会议经济热潮兴起的特点和原由、关于会议市场、会议产业、会议经济的概念、会议产业链条上的各种环节及其职能和中国会议市场的发展现状及存在问题,提出了一些观点,进行了一些分析。

 

【关键词】

会议   经济   兴起   思考

 

    当前,继“展览经济热潮”之后,“会议经济热潮”又在全国兴起。面对这种热潮,引发一些思考。 

一、当前会议经济热潮兴起的特点和原由

被称为“会展经济”概念中的“会”,指得就是“会议”。“会展经济”从狭义上讲,是指“会议经济”和“展览经济”;从广义上讲,则还包括了“节事经济”、“赛事经济”、“演艺经济”等“活动经济”的内容。

近年来,先是展览业在国内得到迅速发展。在这段时间里,被称之为“会展业”或“会展经济”的,其实主要指的是“展览业”和“展览经济”。但自2006年下半年以来,“会议产业”和“会议经济”的概念开始叫响起来,“会议经济”的热潮开始兴起,并且表现出一些特点:

一是,以研讨“会议经济”、“会议产业”、“会议旅游”等内容的会议、论坛和培训活动多了起来。譬如,20068月在北京举行了“北戴河会议地推介会”;11月中国会展经济研究会会议组织委员会在北京九华山庄召开了“会议产业专题座谈会”;12月在北京召开了“中国会议与旅游产业发展年会”;20071月在桂林曾计划举办“会议服务商合作发展论坛”;200743在北京有一个以会议型酒店和会议接待商为主要参加者的“联盟联谊”活动;200741415日以及61819日,有关会议承办与接待的专题培训班由“中国会展教育网”分别在北京、桂林组织起来。此外,中国会展经济研究会也将在2007年底前在北京召开关于会议产业发展和会议组织策划的大会以进行研讨等。

二是,经过酝酿和准备,“会议经济”和“会议产业”方面的专业媒体于2007年初集中出现了。譬如,《会议》(MEETING CHINA)月刊杂志从20071月起开办;《中国会展》杂志也计划在2007年内出版名为会议方面的专刊;一些原来以报道展览活动较多的报刊、网站也开始加强对会议信息和活动的报道。

三是,国内陆续出版了一些关于会议组织和承办方面的专业书籍。其中,武少源所著《国际会议的组织与承办》一书在20073月获得了中国会展经济研究会颁发的“首届中国会展经济研究优秀成果奖”著作类的最高类别——二等奖。

四是,一批会议服务企业陆续成立并积极拓展业务。他们中的大多数是由旅行社或商务型酒店分立出来;现在,正成为积极承揽各种会议接待的主力机构。

五是,一些城市明确提出了“大力发展会议产业,创建会议型城市”的努力目标。为此,一批会议中心又在开工建设之中。其中广州白云国际会议中心和作为北京奥运工程之一的国家会议中心等都是新建的目前国内大型会议中心项目。

六是,以瑞士“达沃斯论坛”机构落户中国,并于20079月在中国大连,20089月在中国天津举行“沃斯论坛夏季年会”为标志,一些国际著名的会议组织开始大规模登陆中国,带来新兴中国会议市场发展的新格局。

七是,一些新的会议形式也开始出现,譬如邮轮会议的形式。以前中国曾有三峡游轮会议,现在是外国组织的沿海游轮,召集中国单位上船开会。譬如:20082月亚洲会展节事论坛和中国交通运输协会邮轮游艇分会就联合组织到意大利爱兰歌娜号邮轮上召开“邮轮旅游研讨会”。看来,今后中国邮轮会议旅游业将会逐步发展起来。

面对我国的“会议产业”之波紧跟“展览产业”之波迭次兴起的形势,可以认为主要缘于以下一些因素:

首先,由于“展览”活动形式较之“会议”具有更加显著的场面性,在促进贸易成交方面也更加具有直接性,所以主办者在考虑直接拉动经济发展的效果时,一般会首选“展览”。由此展览形成了“先发”热潮。但是,当“展览”项目越来越多,竞争日益激烈的时候,“会议”也就必然会被人们所关注。

其次,长期以来形成的观念普遍认为,开会是党政机关,各级领导开展工作的基本方式和主要手段,是主办者“驾轻就熟”的一种活动形式。他们理所当然地认为,办会乃份内之事,不必再把工作任务分包出去。因此会议服务市场也就难以形成。

此外,如果不是改革开放的深入发展,能够作为会议、论坛题目的范围非常有限;国际学术组织也不大可能选择中国作为开会地点;如此政治、经济环境不会引来大量国际公司进入中国。而这些公司往往是召开大型企业会议的主力机构。的确,从世界经济发达国家所走过的道路看,如果一个国家、一个城市没有成熟的第三产业或者其服务业的水平没有“达标”的话,是很难支撑会议产业发展的。

二、关于会议市场、会议产业、会议经济

会议市场的核心是存在着对于会议和会议服务的需求。当这种需求可以使用货币进行购买的时候,就会出现满足需求的供应方,也就会形成会议市场。这本是一般的经济学原理。具体到会议市场,实际存在着两大类需求:一是参加会议的需求,其需求方是会议的听众(即与会者);二是为开会提供各种相关服务的需求,需求方是会议的承办者。对应着着这两种需求,就产生两类供应方:前者是会议的组织方,后者是会议的服务商。

一般来说,不交会议注册费(或会务费)的那种“会议”原则上是不能算作会议市场里的“会议”。当然,这种会议有时也可能把一些会务工作分包出去,从而产生对服务的需求和购买。这时则形成一些局部性的会议服务市场。

出现会议和会议服务市场以后,在市场需求的刺激下,便产生了相关提供供应的企业和商家,形成了专门从事这样工作的行当。再发展到一定规模后,就可以把这样的专业性行当称之为会议产业。有了会议市场、会议产业,就必然会产生相关的经济活动和经济行为,于是,又可以把它们统称为会议经济。

三、会议产业链条上的各种环节及其职能

为了解会议产业链条的情况,可先从涉及会议产业的基本概念入手,再看会议产业链条上的各种环节及其职能。

关于“会议”,经典定义之一是孙中山所说:“凡研究事理而为之解决,一人谓之独思,二人谓之对话,三人以上而循有一定规则者,谓之会议”。

关于会议的“功能”,一般认为有以下四种功能:信息功能——各种信息的产生、传递、交流;社会功能—— 人员之间的相识、会晤、沟通;管理功能——领导意图的学习、布置、贯彻;经济功能——直接间接的创收、拉动、影响。

关于会议的“类别”,如果按会议性质分:有代表大会(Congress)、大型会议(Convention)、专业会议(Conference)、论坛会议(Forum)、                                           分场会议(Session)、专题讨论(Symposium)、研讨会议(Seminar)、小组会议(Workshop)、专家会议(Panel)、碰头会议(Colloquium)、                                            培训课程(Training courses)、讲座报告(Lecture)、会议总称(Meeting)等多种类别。

如果按照举办地域分:有国际会议和国内会议两大类。其中国际大会及会议协会(ICCA)的规定是,国际会议应为定期性会议,至少在3个国家举行过,与会人数至少50人;社团组织联盟(UIA)的规定是,国际会议应为与会至少300人 ,本国以外人数40%以上,会期3天以上。中国对国际会议的标准是,与会国家(含主办国)至少2个,与会人数至少50,外国与会者占20%以上,会议形式不限。据此,达到以上标准要求的就属于国际会议;否则即为国内会议。如果按照主办单位分:则有全国性的党政代表大会、党政机关的全国会议、地方领导机关的各种会议、社团组织的专题会议、国际组织在中国的会议、中国组织召开的国际会议、以及国内现有的各种名目论坛、峰会、年会、研讨会等。

    关于会议的“产业链”:有了会议参加者的需求,就有会议策划与主办的公司和机构;有了会议主办者的需求,就有提供会议服务的公司机构以及酒店、餐饮、交通、旅游等多方面的服务商。这些都是会议产业链条中最基本的环节。由这些最基本的环节又可以衍生和发展出其他相关的次一级各种环节。

进一步分析会议的产业链条,可以发现作为商品范畴里的“会议”(会议本身和会议服务),有以下10种构成要素。

1、会议主题和议题。所谓“会议的主题”就是“会议目标的转化和主要内容的概括”;所谓“会议的议题”就是会议主题的具体化。譬如:由中国贸促会主办的“中国会展经济国际合作论坛(CEFCO)”,在20071月已经举办到第三届。整个论坛的主题一直定为“开放、合作、共赢”;而第三届论坛的议题则包括:发表《中国会展经济发展报告》,介绍几个国内重点会展城市,中外会展CEO的对话和探讨2010年上海世博会商机等。

2、会议主要发言者。具体包括:会议演讲人——往往这是会议的一个重要卖点;论文的作者——论文水平高才能吸引与会者;互动发言人——对那些非学术性的会议、论坛,需要有一些不同观点的交锋才能引导和深化讨论;会议主持人——需要选择具有较高权威性和影响力的人担任,并力求使其起到画龙点睛的作用。

3、会议宣传与通知。定期性学术类会议——提前一年甚至更早就要发出通知,并且要持续几轮发出不同内容的通知;大型定期国际会议——关键是我国的会议承办者要做好与主办单位的各种衔接与服务工作;国内会议论坛活动——必须结合会议策划方案,进行有针对性的宣传和招商。                                                

4、会议的接待安排。对于国内的论坛、会议活动,可以指定接待酒店,也可同时推荐自选酒店;但应注意通知中必须明确说明相关注意事项,诸如费用上有哪些优惠等。

5、场地选择和布置。包括:报到厅堂、大会场(主会场)、各种中小会议室、休息交流场所、工作人员办公室、VIP接待室、展览展示区域、物品存放区域等。会场布置要根据不同要求因地制宜并量力而行。会议设施都要事先检查妥当;这是接待工作的重要细节。

6、会议文件与资料。包括:会议指南、会议名卡、相关请柬、资料汇编、赞助宣传、纪念礼品等,都要齐全和适当。

7、会议的餐饮安排。包括:会议间的茶歇、代表的会议餐、会议宴请招待、专场鸡尾酒会等多种形式。总的要求是力争大多数与会代表感到满意,并且不要造成超支。

8、会议的附设活动。诸如:小型宣传展示活动、专题学术型展览会以及其他社会活动等,都应围绕会议主题事先纳入计划,进行组织安排。

9、会议的交通保障。“交通保障”又称为会议的 “可进出性”,历来为国际会议主办者高度重视。市内交通中的出租汽车数量与服务水平要能够满足需要;代表集体用车和VIP 用车也要有所保证。

10、会议的应急管理。包括:制订会议应急管理方案,指定专人管理监控,进行必要的宣传提醒,以及选择合适的险种进行投保等。

以上只是概要叙述组织会议的工作流程。具体必须通过业务实践和系统培训,方能使工作人员逐步成为组织承办会议的行家里手。

四、中国会议市场的发展现状及存在问题

全世界一年有多少会议,各种说法不一。按照《世界服务业重点行业发展动态 2006—2007 》(上海科学技术文献出版社出版)的说法,大约有40万个,会议总开销2800亿美元。所谓 “总开销 ”应当理解为会议的直接收入(注册费)和会议拉动的各种收入之和。如果按照展览活动拉动系数为 “ 19 的模式考虑,则会议产业的直接收入应当是280亿美元的规模。      

中国会议市场正在形成中。大家都知道,中国党政会议为数众多乃是一个国情特色。据北京中万会议产业有限公司刘有千总经理的介绍,中国每年会议开支在1000亿元人民币左右。这也姑且作为一种可以参考的数据。如果按照北京近年来每年在各酒店和会议中心举办的大小会议有3万个来估算全国的情况,会议开支在1000亿元也是可以理解的。

现在我们可以预见的是,随着政治体制改革的不断发展,随着政府职能转变的不断深入,随着经济体制改革的不断深化,随着加入 WTO 以及对外开放,国内会议组织与服务的市场必将逐步形成并获得发展。中国会展经济研究会高级顾问、原中国贸促会会长俞哓松同志曾经指出:中国作为一个“会议”大国,光是党政机关举行的会议就很多。每年“两会”要动用几千名机关工作人员去“办会”。如果设想经过发展,今后像“两会”这样大型的、政治性的会议也可以交给一个会议公司去承办的话,那时我国会议经济就足够发达了。

当前发展我国会议经济的环境和条件是比较有利的。譬如:政府的一些会议正在逐步采用对会议服务进行采购的方式;全国协会、学会组织有大量的专业会议有待进入会议市场,并值得不断开拓;各种企业的会议(特别是跨国公司、合资企业的会议)已经日渐增多起来;新兴的经济课题产生了大量可以讨论的题材,将形成各种论坛、研讨会;奖励旅游、会展旅游已经兴起;各地发展会展经济的热情高涨,旅游设施不断完善,会议经济发展的物质基础更加雄厚;2008年北京奥运会和2010年上海世博会也是非常利好因素等。

但是,现在存在的主要问题是,会议市场的主体发育得还不够。譬如:承接国内一般会议服务的公司较多,能承接大型国际会议或者策划组织大型国内外会议、论坛的机构较少;从旅行社分离出来组建会议服务公司的情况较多,规范性、国际性的会议型公司较少;一般性、普通型的工作人员较多,能策划组织、会国际交流的人才较少等。正因如此,我国目前缺少具有品牌效应的一些名牌会议、论坛活动。

20062月中国会展经济研究会成立时就已经注意到应当加强对会议经济的研究,积极引导和大力促进会议经济的健康发展。为此在研究会内成立了三个涉及科技会议、财经论坛和会议酒店的专门工作委员会。

总之,从当前我国会展经济发展的大形势看,对“会议经济”、“会议产业”的发展都是比较有利的。所以可以相信,中国会议经济的发展前景将是值得期待和可以看好的。

 

【作者简介】

陈泽炎,教授级高工,中国会展经济研究会秘书长

 

 

 


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