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会议经营与服务中的10大法律与道德风险
更新时间:2019-04-23 09:21  作者:  点击次数:185

不管是会议经营还是会议服务,有很多法律和道德风险。经营不规范,两眼泪茫茫。

会议经营与管理,看起来风平浪静,似乎每个人都可以干,但一不小心可能入坑,所以很有必要把一些心得体会与从业者分享一下。有哪些法律风险呢?

其一是知识产权问题。

比如,在会议的设计制作之中有很多设计稿,平面的,视频的,3D的,logo的,口号的,在使用之前,要核实一下知识产权。尽管有很多设计平台也售卖一些设计稿作品,不要因为付费了就万事大吉了,万一平台自身涉及侵权呢?所以购买的时候,在委托服务的时候要明确侵权责任,规避风险。与产权相关的还有肖像权问题,尽管公众人物貌似没有肖像权,但是用于商业行为,还是有肖像权的。

还有一种隐藏的产权就是会议或演出播放的音乐,影视作品的视频频段等,也可能受到相关著作权的保护,尤其是在美国,法律更严。

会展的名称一般同名同姓很难受保护,但是其注册商标、商号却是应该注意的,即便人家的展会logo没有注册,从使用在先原则上也有侵权风险,比如有些人喜欢在国内注册国外展览和会议的商标,在国内貌似能够合法使用,但是也影响自己的声誉,是不道德的。比如前几年我记得法国人本杰明夫妇创办的国际知名的美容大会因卡斯就被中国医生抢注了。

其二是广告法规问题。

在营销的时候,我们动不动就使用最大,全球最大,亚洲最大这样的最高级形式,想必广告法有相应的规范。如果不能举证自证清白,很有可能被友商告到共商行政部门责令整改,屡教不改的可能会影响自己的记录。未来向银行借钱,投融资,招聘新人,会影响声誉。

再就是如何合规的使用证词。我们很习惯把展商、客人、领导在微信、邮件、朋友圈、短信中对服务方的表扬用于证词,这也是不正确的,尤其是截屏放在朋友圈炫耀一下,其实很令人反感,有些对话是属于特定的语言场景,不能公之于众。如果真心需要证词,可以告知客户使用目的,使用用途,正式地邀请客户书面或录制证词,这样效果比较好。

很有趣,很多企业明明就是参与了进博会搭建,对外宣传说是服务了进博会。有些公司就是承接了APEC的部分接送,偏要宣传得貌似这个会就是他们承办的一样。很多简历一看吓死人,策划服务了数百场国际会议,不就是参与了一些组织和协调而已嘛。

其三是客户的隐私或者商业行为的宣传。

作为服务方,喜欢在自己的渠道宣传我们接待了某某客户,服务了某某某,也有的印刷在自己的刊物,把客户logo放在公司官网。这些也是应该事前争得客户的同意。尽管有些活动是属于公开的活动,在引用客户的照片的时候也不能随意使用。

作为场馆方,特别要告知自己的员工,要确保客户的隐私,领导人的行程保密,作为工作人员看到明星不要私自去邀请合影。作为服务方,没有获得甲方的邀请不能接受媒体的采访,深圳市狗仔队试探的询问。某某大会在哪里开了,开了什么,哪些人参加也应该为客户保密。

不过作为场地方有权询问客户举办的活动的性质和主题,是否符合国家法规法令的要求。不能接受反动、封建迷信、传销等活动,可以婉拒,否则被有关部门现场查封毕竟有损自己的形象甚至背负连带责任。

其四是一些审批和报批问题。

在境内举办活动有很多法规法令来约束,境外非营利组织举办活动要报备或与中方联合举办;体制内单位举办国际会议要向外事部门申报;体制内单位举办会议活动要向上级主管部门请示;会议晚宴涉及到演员演出团体,甚至是民间艺人表演的,甚至要向文化主管部门申报(境外来华演出的就更不要说了);大型活动不管是室内还是室外,要向公安报批;消防部门要看搭建图纸,来现场验收(千万要关照搭建商做好合规安全,不要随意顶撞消防官员,一切照做就行);大型活动涉及到外卖食物的要请有外卖资质的餐饮服务(貌似还特别少)……少办了一个,不怕一万就怕万一呢。

其五是政治和外事风险。

主办方的责任更大一些。比如会议中涉及到台湾嘉宾要报台办,通常容易被忽视。会议中涉及到两个中国问题,甚至是某演讲人的PPT中中国地图没有台湾都是大事。会议议题涉及疫情问题的,要卫生部门把关能否公布,会议涉及到人权等政治问题的,主办方的学术委员会或议题委员会应该审一审PPT或讲话稿。尽管不少老外很反感这一点,但是在华办会,来华参会,必须按照我们的规矩。注册网站之中在嘉宾勾选国籍的时候,注意最好不要是国家,而应该是要国家/地区,这样就可以把很多有争议的主权问题含糊规避了,否则得罪人了都不知道咋回事。哪些人能请,哪些人不能请,百度查一查,外事部门也会把关的。

国际会议,特别是国际政府间组织的会议,外事部门要参加把关的,在现场就安心的多,国旗怎么摆,座次怎么安排,约见的流程如何,都是很大的事情,弄不好搞成了外交事件。

其六是安全生产风险。

展会和会议的搭建和运营安全很重要,叮嘱搭建商购买保险,签订免责条款。请安全巡视员或者监理公司规避风险,否则随便砸到一个人不得了。安全生产毕竟在哪里都是天大的事情。

其七是合规风险。

这个就很大,主要是资金使用安全问题。礼品怎么发放,礼品(一般叫纪念品)的金额限定问题,超额就变成了商业贿赂,礼品发放要有记录备查。

劳务费,顾问费和讲课费怎么发放,体制内的会议每人累计控制在3000以内,最高院士级别也不超过5000元,否则就是违规,按月发放的顾问费,连续超过3个月以上可能也有问题吧?还有,你能给公职人员发讲课费吗?

消费清单尽可能清晰明了可查,餐饮住宿接待标准都要合规(尽管规定很死板),为的是保护客户,保护自己。

其八是人力资源风险。

请志愿者的时候,是否问过对方有没有满18岁,不要想当然以为大学生都是18岁的,未成年人用工,只要是付费的工作就有问题。

员工连续通宵加班,路上出现交通或现场意外晕倒也不是小事,所以要多关心员工,合理安排作息和人员岗位,尽管意外事件概率很小,但是发生了就是大问题。

你借调员工是否有借调协议还是劳务派出协议,还是一般的委托服务协议?这样的问题也要注意。

如何正确的回答对离职人员的背景调查,通常最外交的方法就是某某人于什么时间因何故正式离开我公司即可,除非是行政处罚等违法违规问题,不要做任何评论,否则总会带有主观性,否则可能带来诉讼。

其九是信息安全问题。

这个头大了,现在不仅有信息安全问题,还有信息资产。客户把联系人联络表不仅当成专有信息,还当成信息资产。作为服务方,在服务过程之中获取的任何与项目有关的信息均要保密守信,使用前要告知客户,对离职员工也要做好保密承诺书。

还有一种特殊的侵权行为,就是服务方不能随便对甲方邀请的客户(参会代表等)进行服务满意度调查,因为你直接服务的是甲方,间接服务的是甲方请来的人,即便要问,也要通过甲方去问,或者争得其同意之后以什么方式去问要界定清楚。

最后,违约风险

会议经营涉及到很对人与人,机构与机构的交往,其行为都要规范起来。不要因为大家都熟悉就见外了。其实合同的最初动机不是为了打官司,而是一种互相提醒自己的责任和义务的备忘录,只不过后来变成了打官司的文书材料了。

你请了某某来演讲,不要不好意思对接待标准和待遇含糊其辞,出席哪些活动,是否接受采访,是否接受合影和签名,是否允许现场售书,等等都要书面说清,或者签协议,否则人家不开心的,中国人就怕该讲情面非谈钱,该谈钱非讲情面(国人不习惯与自然人之间协议,只习惯法人之间的协议,因为前者牵涉了情感)。

违约风险无处不在,政府迫不得已也会违约,比如重大活动撞期,需要为国家盛会让路,你的场地被征用了,特别是国有业主的场地被征用是司空见惯的,商业合同不起作用。


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