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一场境外学术会议之精要、精干与精彩
更新时间:2019-05-27 09:45  作者:  点击次数:304

访学参加的第一次学术会议,就在今天举行。与其说是注重学术研究的内容与进展,还不如说更注重国内外学术活动之差异,因而我今天关注的重点在于内容的组织方式与高效有序的学术沟通场景。满满当当的一天,从活动远没开始,到最终差不多大厅里参与Networking Event环节的人员接近散场,我见证了完整的全过程,也收获了足够的精彩与知识。显然,我更多地着眼于国内外的差异,寻求更多值得我们提升的内容。

摒弃繁琐环节  突出精彩内容

一如以往的感受,今天的会议氛围继续延续昔日的轻松。185人的学术会议,可谓人才济济,牛人多多。然而,就算是最主要的嘉宾,会务组也不需亲自安排专人迎接(国内怎么可能!)。在这里,参加者都是相对的平等,相处是别样的和谐,因而与会者共同营造了一种特别难得的气氛。说起来是学术会议,其实嘉宾中企业界CEO挺多,因而实战性很强。

没有繁琐的迎来送往,来来去去相对自由(然而参与者根本不会去滥用“自由”),但现场秩序井然,没有随意的走动。除非是特殊的精彩演讲环节,偶尔会有与会者拿起手机,此外在整个过程中,几乎只有一个人会抽空“有些难为情”地拍点照片。可以说,所有的与会者的聚焦度很高,既为核心的内容,也为良好的秩序。

Jan Zijderveld(Avon CEO)的讲座环节最为出彩,演讲题目为《Lead or Lose》。一出场,我就可感知其演讲的“霸气”(指阅历而非气势),内容足够宽泛而紧扣主题,肢体语言十分丰富而趋于精彩,选取内容切合时弊而耐人寻味,互动环节回答机智而令人深思。应该说,这样的演讲真的很难得,虽说我没能听懂所有内容,但我很知足,自然其他参与者更是意犹未尽,也不断抽机会与其深入沟通。

注重沟通信息  不图虚浮形式

相对国内的接待环节,今天可谓“过分节俭”,其实更是一种高效。30分钟的报到,没有丝毫紊乱。没有人脸识别介入,没有高新技术参与,两个桌子八个人(多元化TEAM)负责接洽,流程高效而没有差错。每个与会者,领一个简单得再也不可能继续简单的胸卡、一个牛皮纸封面的怀卡托大学管理学院的笔记本(含一支笔),然后是一份区区八页的会议议程及相应安排。值得一说的是,没有手提袋,没有客户资料,没有赞助商物品。该有的有了,不该有的都舍弃。在我看来,这是一种恰当的表达。

基于国内活动思维,起初让我不能理解的是,这里没有供嘉宾签名的背景板,没有供嘉宾题字的记录本,没有专门设计形式的采访位,没有供参会者合影的特殊场景。里里外外几乎可说没啥和会议相关的标记,除了“可怜”的一点资料。但在我看来,这样的可怜其精贵之处就在于一切服从主题,一切从内容出发,其他的很多东西在这里可有可无。更关键的是,组织人员效率提高了,繁琐的内容不需要过多涉及,而与会者对内容足够聚焦,不需要为其他内容而分心。在这现场,也只有一个人想拍照,由于场合与氛围不对而只能放弃(You know)。因为在这里,以往很多东西都是多余的,内容为王,效率争先,秩序最关键。   

准确把控时间  保证流程顺畅

对一场会议而言,时间把握很关键。如若嘉宾们发言都不顾时间,活动的精度大打折扣。我细细地观察着今天的会议,主持人与欢迎环节时间一分不差,最主要的一个嘉宾(Avon CEO)用时1小时零7分(超时7分钟,不过内容真的很精彩,意犹未尽),早中场均准时进行,现场总结时间提早2分钟结束。三个分论坛时间(2小时)都很紧凑,主持人都是精确把控时间,然后进入15分钟的Afternoon Tea环节。应该说,这样的时间流程与主持人的把控,我甚是佩服,在国内真的很少见。

会议的资金来源主要来自于学院的支出、会务注册费及两家赞助单位。也正是基于它们的赞助,接待大厅里专门给他们两家(Ask YouTeam和CELF)提供了两个简单的宣传台面(不会像国内的标准展台)。对于会议的赞助商,会议组办方很够意思,既在会议胸卡上印有2家公司名称,而且在会议临近结束前专门给他们一共15分钟的时间演讲。听众们没有觉得这很多余,相反意犹未尽地感知着他们的付出。自然,赞助商很珍惜这样的安排,演讲在一种充分的准备中显得特别完美。

就这样,一天的流程都很守时,一天的进展相对顺利,一天的内容确实充实,一天的收获也是满满当当。彼此共同合作,一起度过了轻松自在、收获多多的一天。

就餐简捷明了  队伍有条不紊

就餐是国内会议的重头戏。可就是这重头戏,在这里竟然十分的简单。接近200人的会议,所有人就餐都一视同仁,没有所谓的“小灶”。所有嘉宾排队依次等候,等候各位的也就是所谓的冷餐(除了PIZZA是热的)。自然,整个过程相当和谐,一切都那样坦然,自然不可能有人插队。开心的笑容,愉悦的沟通,细细的攀谈,一切都是处于轻松而不紧不慢的沟通状态中。

延续简单就餐的是,就餐环境竟然是那样的随意,三三两两,三五成群,可真的没想到,氛围是那样的自在与和谐。不需要过多的谦让,无所谓座位的尊卑。你可以站着,可以坐着;可以坐在凳子上,可以坐在大楼附近的石阶上,那种祥和,我只觉得是家庭生活的特色,真的不像是一场具有一定层次的学术会议。此时我突然想起会议的主题“Sustainability-Innovation-Leadership”。我在思考,如此“Innovation”的具有足够“Leadership”的一次学术会议,我们何愁它不具备”Sustainability“能力呢?

相对中餐,随后的”Networking Event”环节,我感觉是一个特别“隆重”的场景。之所以这么说,一是因为他们都很注重并且持续在此“发力”,而且那些服务人员也是不断地用食物为你服务。那种专注,那种热情,真可谓是一种“大轰炸”,一会儿羊排,一会儿炸米团,一会儿炸鸡肉,一会儿蔬菜串,样式还不少。过会他们又轮番进行,估计我们站在“上菜”的口子上也有些缘故。当然,饮料、果汁、咖啡、凉开水(这里几乎必备)应有尽有,各取所需。时不时地,鄙人穿插其中来几张照片,确实也逗乐了一批国内朋友。这不,服务员又端着新的“美味”登场了,真的辛苦他们,当然这是他们的工作,依旧乐此不疲,前赴后继。

社交活动精彩  沟通连绵不绝

一整天中,最后的”Networking Event”环节是给我印象最深的一个环节。之所以这么说,是因为这个环节是在大会总结之后的一个环节,没规定时间,却十分火爆。

按照以往的思路,国内会议在远没有结束之时,三三两两离去早就成为惯例,会议过程时不时由于行程而中途离场也司空见惯。在这里,我几乎没有看见这样的情况,要么之前就没有进入会场。更为关键的是,会议总结结束之后的这样一个看起来可自由安排和处置的空间,他们和她们竟如此看重,而且在现场,那交流特别的兴奋,相对的畅快,大又不吐不快、吐了没完的架势。

四点钟开始的环节,到了四点半,大厅里还是有很多的参会者在快乐地沟通,到了五点钟,还有两拨人在那里继续进行。一拨是会议组织者的记者采访,另一拨则是几位资深专家的深情攀谈,此时,我头脑中显然冒出了几个词:“专业”、“敬业”、“执着”、“成就”。其实,细细想来,这也是做学问的重要特质,也会更多激励年轻人努力向前。“话不投机半句多,志同道合沟通畅“,这是我总结的,也是现场的真实写照。  

当然,今天的学术会议,既有主讲嘉宾,也有圆桌论坛;既有大会演讲,也有主题分享。同样的内容,同样的形式,在我看来,今天的这一切很是成功。

最后,我想说,会务的精彩不是靠人堆出来的,不是靠资金打造而成的,不是纯粹靠宣传和造势所能完成。因而,会议的成功,聚焦的主题设计很重要,精干的组织团队很重要,高效的沟通效率很重要。精要的内容超越繁琐的形式,无谓的环节迟早将被抛至脑后。当然,一个会议到底为了什么,这一切为了谁,我们必须始终清醒。纯粹地为了商业利益,能成功一时,却未能持续终生。只有具有可持续发展能力的会议形态,才是今后会展生态的重要内容。既然我们都已明白这一点,那持续地理清思路而持之以恒地加以策划设计并有效执行,自然就是我们前进的方向。


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