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让研讨会互动起来的12种小技巧
更新时间:2019-07-15 10:18  作者:  点击次数:1001

我不想给研讨会下一个严格的定义,但我知道讲座类型的会议肯定不是研讨会,所以研讨会必然包括互相的讨论,有观点、意见和结论的总结,强调观点碰撞,找到问题解决方案。我也不清楚Workshop和Seminar究竟哪一个更能代表我的意思,但是只要满足我上面描述的就是研讨会。讲座和培训知道类的研讨看起来很像(因为主要还是单通道的传达知识和观点),但是不属于我们讨论的话题。

既然研讨会是探讨具体某个问题的观点、看法或解决方案,强调互动,那么其实人数不应该太多,少则5人,多则50人。人数太多,不是说不可以,只不过互动和参与性就比较低了。在时间上,互动研讨会时间稍长,1.5小时是最起码的,长的有两三小时,最长的可能连续数天都有(比如关于法律条文的修订等重大议题)。研讨会可以是企业内部举办的,也可以是借助协会、政府、媒体、科研院所、会展企业等第三方机构召集举办的。

据我的观察和了解,研讨会必须有深度互动交流才能碰撞出真知,强调参与者之间的协作和讨论,才能提高效果和创造力。不一定非得达成所有共识,但是碰撞出火花就是好的。那么,到底该如何举办一场互动性比较强的研讨会呢?

本人根据自身经验并对域外学人(即Katrina Pavelin, Sangya Pundir, Jennifer A. Cham, Greg J. McInerny等人)的两篇文章进行了改写和总结,把常见的12种方法罗列如下,看到此文的朋友,不妨在自己工作的小型研讨会中试试,相信您的研讨会明显不一样(文末有英文原文题目,谷歌一下可以看到原文,图片均来自文章作者)。

 技巧一:研究同类研讨会成败的经验(经验)

有些研讨会就是比其他的好。这是为什么呢?是组织者、参加者、目标、规模、主题、时间表、议程、场所、座位、时间控制、道具、设施、设备、甜点、室温、天气……原因?这些乍一看,任何因素可能都是次要因素,但是整合起来就是差别很大。所以,了解一下上次不足之处是什么很重要,找出人们喜欢或惹人讨厌的东西,让研讨会成为有效互动的一部分,让参与者也成为策划者,话题制造者是一个很好的技巧。

技巧二: 确定自己是否有必要举办研讨会(目的)

还是那句话,互动式研讨会的目的必须是要当面通过密集的互动、集思广益,解决特定的问题才可行的。如果可以通过问卷、电话逐一访谈得到的信息,就完全没有必要开会。如果开了也是白开,不能达到初步共识或解决问题的方法,也不要轻易开,要先问清楚参与者是否有概念。所以,会前的了解目的很必要的,否则就是浪费时间,下次人家也不睬你了。

技巧三:了解谁来参会(受众)

谁来参会,这些人有哪些特点?职务、学历、经历、经验,性格特征、兴趣爱好需要了解。是来自一个群体还是不同组织,相互之间关系如何也要做好清楚调查研究。如果有必要,事前要相互告知有哪些人(包括背景)来参加,否则人家心里没有准备,现场很尴尬,没法开展谈话。正如我曾经听人说,策划一场互动性强的party,要有一部分有身份地位的人,一部分很活跃开朗幽默的人,一部分颜值较高的人,需要设计一个人员构成。

研讨会一样,需要策划人员构成。参与者要爱分享,有见识,有思考。否则一群八杆子打不到一起的人,一群孤言寡语的人在一起也没办法互动。与此同时,这些人的经验、观点、资历和兴趣也要保持一定的多样性,让不同的角色、技能和知识相互补充,否则也难以激发创新。

如果这些人来自不同的企业,事先通过电子手段筛选一下是必要的(背景调查,问卷调查等)。

技巧四:会前准备

一个成功的互动会议,前期的准备工作是巨大的,需要精心设计议程、物料、RSVP。可能还要邀请更多的人参与前期的策划,必要的时候,请大领导组织一场动员会也是必要的,让你能够协调资源,尽可能的节省时间。不要怕!当然,会议前提前准备会议材料和方案(即:为什么开,解决什么问题,哪些人来开,什么时候什么地方开,需要多少经费,需要谁支持)是必须的。

技巧五:现场互动的方式选择

围绕目标,结合来宾身份,选择合适的互动方式比较好。破冰游戏、头脑风暴、游戏风暴、焦点小组、答辩、意见争鸣……具体互动形式随不同人群和目标不一。必须注意,组织者或主持人在使用这种方法之前要告诉大家为什么这样做,以减少大家的顾虑和疑惑。

另外,尽可能视觉化的方式介绍背景情况,避免过多的文字材料展现。比如,怎么样减少污染,那就直接展示污染造成的后果的图片、视频、受害者即可,简单直白,而不是学术研讨类的大量图表格。

技巧六:一个好的促进人(Facilitator)

其实我要说的是选择一个好的Facilitator很重要,能够调动大家的积极性和点燃大家的激情和灵感。就好比拍卖会一样,一个好的拍卖师绝对可以拍出天价的古董。拍卖师的技巧、眼神、激情、专业性、感染力非常重要。会议中的Facilitator也是一样的,能够起到很好的互动促进作用。

当然,开会前,一定要和facilitator事先沟通好,吃一顿饭深度沟通也是必要的,让他了解目的和方法,不要走偏了。好的Facilitator一定能熟练掌握罗伯特议事规则的技巧。

技巧七:现场配备的设施设备

必须事先熟悉会议场地,必须了如指掌。现有哪些设施,还需要配备什么,要弄清楚,必要的道具也是必要的,比如:课桌还是圆桌、自由交流区、休息区、白板、视频设备、录音设备、席卡、翻页纸、马克笔、玩具、设备实物、无线话筒、纸笔、是否能安排点心、红酒、茶水等。

技巧八:周密精心的议程设计

议程很重要,2-3小时说长也不短,不能漫无目的,跑题。聚焦具体的问题,设计解决问题的逻辑顺序。背景介绍、开放讨论、分析问题、搜集方案、总结陈词,都需要规划好每个步骤的时间。每一项结束之前,必须要让成员知道结果和反馈,如果记录和表述失真,赶紧修正之后再复述,直到确认。

交互式研讨会要求是很高的,劳神费力,脑力激荡。为了保持适当的能量水平,计划中场休息,提供点心那是必须的哈。血糖很低的情况下,人不耐烦,容易做出误判。举个例子:你到美国大使馆面签,千万不要选择中午十一二点前后或者快下班时候,拒签率很高的。这一点诺贝尔奖得主丹尼尔卡尼曼是有学术论证的。

如果,主持人看到大家哈欠连天,这时候要么休息,要么赶紧抓重点按优先级完成任务,特别是有些人已经提出要事先离开的时候。

技巧九:把活动设计成一次难得的社交机会

你在策划的时候,或在你的邀请函上,你就告诉参与者,这将是一次机会难得的社交机会,鼓励外部人员赶紧报名。在事后,也要建立一个电子的通讯名录、现场照片、会议纪要、速记等文件发给大家,我想参与者都会很感谢的(注意,在使用这些信息之前,一定要事前征询大家同意,否则会有人不开心了)。把这次社交机会延续到会后,创造更多的链接。

技巧十:把参与者用好用足

参与讨论的人聚集起来真心不容易,来了就要用好用足,榨净榨干。使用更多方法鼓励他们熟悉、热身、迅速进入状态,参与讨论,贡献点子。做好会议纪要和笔录,最好形成一份报告,对于那些贡献点子一定要注明是谁的来源。有没有报告是衡量有没有结果的标准,没有记录就没有发生。

榨干人的时候,也要给人家沉默的机会,不要用力过度过猛,适得其反,所以facilitator察言观色很重要。为了激发大家思考,小吃小喝是合理的,必要的一点小礼品也是应该的,礼物不在乎多少(自己不会买,但是收到之后绝对会用),就是个象征表达感谢的意义。因为,最起码你占用了人家的时间。

技巧十一:跟踪并服务好参与者

你要让参与者知道你很在意他们,能够让人感觉你在用心做事,将心比心,获得人家的回报。会前,反复确认议程和行程,尤其是外地来的专家,不能马虎,接待中不周,人家不舒服尽管现场不会说,以后也许不会来了,人都很在乎是不是被关照被在乎。

在茶歇期间,询问他们的意见,填写一下他们的感受如何,会后发送一封感谢信,或者总结报告,都是很有必要的。在会上发现的关于参与者的一些需求(比如社交、信息、新的合作意向等),如果不涉及明显的成本,尽可能帮助人家,把后续的类似活动计划发给人家,为人家定制一些活动也是可行的。一旦发现他们的想法被验证正确或者取得了成果,要及时把喜讯告诉人家,激励人家贡献更多,也让人家获得成就感。

技巧十二:座位也很重要

研讨会的布局有好多,U字型(回字型、口子型、T字型、V字型,圆形等)以及半圆桌型、方桌型的都有可以的。但是课桌式、剧院式就是听报告的,肯定不适合互动式研讨。

 

5人的半圆桌)

 

6人的方桌)

互动性越强,参与讨论的人数就不能太多,人数一多就要分组,分组每组5-8人(任命一个组长)为宜,也就是2-pizzas规则。

参考资料:

1. Ten Simple Rules for Running InteractiveWorkshops(Katrina Pavelin Sangya Pundir Jennifer A.Cham)

2. Ten Simple Rules for Curating and Facilitating Small Workshops(Greg J. McInerny)


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