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广交会归来,这样跟踪客户会更有效!
更新时间:2019-11-05 14:55  作者:  点击次数:116

展会现场聊得很好的客户,为何发送邮件却石沉大海?

从忙碌紧张的广交会回到公司就能松口气了吗?

NO,其实展会结束后的这段时间,才是我们外贸人最忙碌的:不仅要处理参展时被拖后的日常工作,还要赶在到访展位的客人忘掉我们之前,与他们取得联系。

那么,这个时候应该发怎样的开发信才能达到最佳效果呢?

首先要做的事是:对在展会上收到的名片进行分类。

在聊这个问题之前,我们回顾一下,在展会现场接待买家的时候,你是如何做信息记录的?

有些参展商觉得,填完了来访客户登记表,客人的名片也钉在表格上了,这样就算一个完整的记录了。然而回到酒店或回到公司,给这些留名片的客人发开发信,却石沉大海得不到回应。

其实从买家走进你的展位开始,就需要仔细观察,并用心记录,不仅记录一些常规细节,还需要记录下你的判断和思考。好记性不如烂笔头,不要过分相信你可以在展会结束后对着登记表回顾出接待这个客人的点点滴滴。

现场需要注意的一些细节包括:

① 基本信息

(买家走进展位,交换名片后请仔细看一下,有一个大概的判断。)

买家姓名、性别;

职位、决策者、采购角色;

地址、行业、公司形态;

何时归国(用于展会后约见买家)。

② 谈判细节

买家来访时间、穿着、颜色、发型(二次走进你展位的买家一定是高潜);

买家通过什么了解到我们(可开发的新渠道);

买家的关注点、注意什么产品;

买家对品质的需求、对产品的了解程度;

买家对产品的意见和建议;

具体报价;

谈判过程和方式;

展后的沟通日程、方法、内容、联系方式;

买家是否要求样品或赠品;

是否对买家做出了特别的承诺;

用特殊符号标注重要买家。

③ 高潜买家,要到他在中国的手机号,沟通过程用录音笔录音,并拍照合影留念。

下面具体来说名片分类后的客户维护。

1. 现场下单的客户

虽然现在在展会现场下单的客户是越来越少了,但如果真碰上了,那一定是展后跟进的重中之重。此时要注意,在展会进行中就应该注意与客户保持联系,及时将合同发给客户确认并提醒客户汇款,以免“夜长梦多”。

不过,这些在现场与你签下合同的采购商不一定会最终给你下订单。现在这种现象已经很普遍,有的客户和你签过合同了,但之后几天他在展会现场找到了更合适的供应商,往往会把订单下给他们。或者采购商回国后,发现市场发生了变化,也会取消订单。对于采购商来说,其实合同完全没有约束力,只相当于P/I,只是一种形式。所以对于此类客户,一定要小心沟通,可以用邀请客户到工厂参观的方式尽量留住他们。

2. 印象深刻的高潜

客户在展位前与你进行了详细的交流了解,明确表明了他对哪些产品感兴趣,并询问了具体产品的特性、价格条款,等等。这类客户的购买意向已经非常明显了,可被列入高潜客户名单中,在客户到访表上也应作出重点记录。

当天展会结束后,这些客户也需要第一时间优先处理,将客户在展会现场询问的所有资料以及所涉及的问题仔细回复给客户,同时也应该及时和工厂落实打样问题(一般这类客户都有打样要求),告知采购商样品进展情况,何时能寄出。在展会现场答应了客户的事情,也一定要落实。让采购商感受到贵司处理问题的效率和诚信。

对于这些客户,也常常会遇到样品寄出后就没了下文的情况,最常见的原因便是他们在收到所有样品(包括其他供应商的样品)后没有选择贵司的产品,或者采购商发现市场有了变化。那也不要放弃,将此采购商信息保存起来,经常保持联系,可以在节假日的时候发送卡片,有新产品的时候及时推荐,以后仍然可能有合作的机会。

还有一部分客户,在展会上虽然没有下单或者与贵司详谈,但是也留下了自己的联系方式,对贵司的产品表现出简单的兴趣。对于这类客户,你需要在展会结束后进一步跟进。

3. 交换名片、简单聊过的客户

对于这类客户,展会结束后,你可以发邮件对其表示感谢,按照客户的要求尽可能将详细的产品资料发给客户,并表明希望有机会合作的想法。

4. 随便看看的客户

在展会摊位前,客户只是随便看看问问,这类客户你要主动索要名片,因为这类客户里面有可能是来打探行情的,所以这时就需要根据他们的名片来联系了,如果客户的名片上有网址,可以浏览一下对方的网站,了解对方经营何种产品,再按照不同情况发送对应的产品资料,说不定贵司此次没有带去参展的产品正是他们的主营产品。

Tips:

提升展后开发信效果的小诀窍

客户的分类工作完成之后,对于有潜力的客户,则要立刻开挖。

从买家的角度来说:买家从广交会回来之后,其实手边的事情非常多,一般情况下,TA优先会去处理一些因广交会出差而耽误的工作,以及广交会上通过观察产品等总结出来的一些需要跟原有供应商、客人讨论的方案或经验。

同一时间,TA会收到大量在广交会上遇见的供应商的开发信,而这个时候,TA实际上是没有太多时间去一一仔细阅读的。TA会记住的,是在广交会上拿了catalogue、并做了记号的那几家公司。

所以如果你在展后发出的开发信石沉大海,这是非常正常的事情。

曾经有个出口商提问说:“我给展会上认识的买家发了四封邮件,最后他说:we don't buy your products. 怎么办?”

就这个问题我们的买家、德国厨具公司采购经理Dominic这样认为:

“在展会后,尤其注意不要只通过邮件与买家联系,因为可能人家会给你错误的邮箱。不如直接打电话,电话更能建立起信任感。另外一个问题。很多销售认为我的责任就是sell,所以所有跟客户沟通的重心都只在price, payment, delivery上,其实我的建议是:你得在产品上多下点功夫,只有你信任自己的产品,你才能够使客户信任你们公司和产品。”

大家想想,他说的是不是有一定道理?

展后给买家写开发信,切记不要让这第一封开发信承担太多功能,辛辛苦苦写成一本书,效果也不会好。想想看,客户在忙着出差或出差回来积累了一大堆事情,你还在写“我们公司成立于xxxx年,占地xxxx亩”这种场面话,客户能有耐心看?

展后的第一封开发信,应当在展会结束的一周之内。首先可以使用一些小手段去唤醒买家对你的记忆,比如感谢客人的到访之类的。国外业务员称之为“Warmest Leads”,暖个场,它可以是你们在展会中交谈的一些小细节,甚至是双方都印象深刻的题外话。这比一上来就冷冰冰的说“还记得我吗?我们x月x日在广交会上交谈过,我是专业做……”要好得多。

比如你可以这样开头:

“Hi XX,

XX here from xxx. We met last week at the XYZ Trade Show.

To jog your memory you mentioned that ……”

借你们聊到的印象深刻的细节内容以唤起买家的记忆,甚至可增加一些个人元素,比如买家提及展会之后要去泰国度假,那就可以问问假期过得怎么样。这些都是为了重建彼此在展会现场面对面交流时的信任和联系。

然后不要废话,直接插入你们在展会现场讨论时最突出的问题,在给出解决方案的同时展现自己的优势:

“I am following up on the conversation we had ……”

紧接着,来一个“call to action”:

“I know you are busy helping your team increase sales which is why I suggested we set up a short 5-10 minutes call to dig into your current process a bit further.”

在上一句中,这个“call to action”就是约定一个电话会议,它也可以是一次到访约见,或是寄送样品等等。

附件中配上你与买家在展位上的合影,以及讨论的方案草稿,但切记附件不要太多太复杂。

此时要注意,即使是展后的开发信,也多数不能一击即中,第一封开发信买家没有回复,不要灰心,可以多次发送邮件去“磨”,比如买家不回复第一封邮件,那么隔三五天再发一次,然后隔一周再发第三封。如果邮件没回音,也可去尝试在LinkedIn等社交媒体上联络客人。

如果一连6封邮件以上买家还是不回复,那就暂且列入成单意向不强的买家库里,平时顺带着开发,在半年后下一届广交会时,再发送邀请函。


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