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如何申办国际科技会议
更新时间:2012-08-13 09:43  作者:  点击次数:1906

第七届国际草莓大会、国际数学家大会、国际心理学大会、国际昆虫大会等国际会议在中国的举办,引起了国内外该领域同行的关注,对促进我国科技事业的发展也起到了巨大的推动作用。    

一次国际科技系列会议在某种程度上相当于该领域该学科的一次“奥运会”,那么这些相当于“奥运会”的国际学术系列会议是如何来到我国举办的呢?我认为答案是:积极参与,主动申办。    

在国际科技界,包括理、工、农、医在内的科技领域或学科都有相应的国际组织或理事会,该组织定期在不同的国家或地区召开学术年会。一般来说,申办该组织年会的主办权分为以下几个步骤:提交申办报告,现场陈述和答疑,国际理事会、执委会全体成员表决,确定下一届或下两届年会举办国家或地区。    

据统计,每年举办国际科技会议达几千个,而能来到我国举办的会议数量仅占千分之几。从这个意义上说,在中国国际科技会议空间和发展潜力巨大,有待于我们去开发。我将多年的办会经验分享给大家:

一、申办条件    

举办一次国际系列学术会议需要前期做大量的调研和论证工作。 1、申办的单位应是该组织的成员,没有加入该国际组织的单位原则上没有资格申办。例如,中国科学技术协会所属的近二百个一级学会绝大多数是国际组织的成员,大部分具备申办资质。每逢国际组织召开年会都有国内的科技人员出席,这为日后的申办工作奠定了基础。2、台湾不是该组织的成员,或非国家成员。没有一中一台、两个中国等问题。 3、本学科近年来发展较快,受到国际同行们的关注。 4、经常参加在不同国家和地区召开的会议,与国际组织成员保持联系。

二、申办程序

申办国际科技系列会议大体经过三个阶段。

一)前期筹备

A、前期调研:此阶段是整个申办过程中很重要的阶段之一,有大量的工作要做。

首先要评估申办成功的可能性有多大。申办是否成功,取决于很多因素。按国际惯例,系列会议应该在各大洲轮流举办。

弄清楚会议信息后,接下来要论证是否有能力承办。有的国际会议达到几千人,组织和筹备千人会议需要大量的人力物力,是否能够承担此重任是不可不考虑的。首先考虑是否有足够的经费来源,能否争取到赞助以保证会议的正常运行?其次还要考虑是否有适合的会议场所举办如此大规模的会议。   

如果上述条件都满足,即具备了申办的基本条件。

B.准备申办报告 不同的国际组织对申办材料的内容要求不尽相同。提交的申办报告应详尽并符合国际组织的要求。一般来说应该包括以下几个方面: 1、会议场所信息:是否有符合举办几百至几千人的会场是首先要考虑的,也是国际组织最为关心的。一般来说,学术会议多以分组会为主,因此,不仅需要几千人的大会场,同时要有更多的分会场才能满足大会的基本要求,这一点是不能忽视的。在提交的报告中也要充分说明。会议地点的交通对于会议选址很重要。在申办报告中应充分强调国际交通的便利性。 2、会议预算:在申办报告中是重点。有些国际组织要求地方组委会提供相当比例的资金赞助第三世界的代表或学生来参加会议,有的甚至要求地方组委会上交一定比例的会议盈余来保证国际组织正常运转。因此,如果会议不能收支平衡,或出现赤字,国际组织是不会通过的。 3、注册费标准:国际组织希望有更多的同行出席大会,注册费过高或过低都是不可取的。通常的做法是参考前几届会议的收费标准和举办地的消费水平来确定合理的注册费标准。 4、承办机构(PCO):有些国际组织要求大会由PCO来执行。PCO,特别是有申办经验的PCO的早期介入会给申办工作带来极大的便利,申办成功的机率也会增加。 5、旅游资源:除参加大会外,参会者都会留一些时间进行考察、旅游。申办报告中应对会议目的地最具特色的景点或名胜加以介绍,以吸引更多人的目光。 6、政府支持:政府支持对于成功申办及其重要,当地政府的支持力度与成功申办有着极大的关联。近年来不少地方政府很重视会议产业的发展,并出台了一些奖励政策。如有可能在申办报告中附上一封当地政府的支持信是很有必要的。

二)现场陈述与答疑    

通常情况下,在国际会议召开期间,国际组织成员安排一段时间召开理事会听取各申办单位的陈述并进行表决。    

一定记住,要清晰表达出申办报告的内容,否则效果会大打折扣。表决之前,国际组织成员通常会提出一些疑问,比如有关签证、会议经费、会议场地、PCO、当地交通、气候、甚至电压等,应事先做好心理准备。

三)理事会表决   

最后国际理事会在申办人不在场的情况下进行内部表决,申办工作到此结束。

三、申办注意事项    

按照惯例,国外代表350人,或会议总人数不超过800人的由中国科协审批。国外代表多于350人,或会议总人数超过800人的经中国科协报国务院审批。    

根据科技部和中国科学技术协会的有关文件,申办报告提交之前要根据会议规模报相关主管部门审批,未经批准的不准擅自申报。另外,在申办成功后,于举办会议的前一年还要进行一次举办该会议的报批手续。

 


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